Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

  • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
  • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Использование личного транспорта в служебных целях

Использование личного транспорта в служебных целях практикуется довольно часто. Ситуация может носить временный или постоянный характер. Оформить все документально, решить компенсационные вопросы помогает законодательство.

Как оформить использование личного транспорта в служебных целях?

Командировки и разъезды по служебным делам на личном транспорте требуют расходов на топливо, техобслуживание, амортизацию. Работодатель обязан эти расходы возместить, согласно статьи 188 ТК РФ. Чтобы не было спорных вопросов по поводу компенсации расходов, работник и работодатель долные официально оформить использование личного транспорта в служебных целях.

Существует несколько способов:

  • составить в трудовом договоре соответствующую запись;
  • составить дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • заключить договор-аренды транспортного средства между владельцем авто и компанией, которая нуждается в транспорте;
  • предоставить автомобиль по механизму ссуды;
  • заключить договор гражданско-правового характера.

Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы. Надо примерить к собственной ситуации, определить, насколько тот или иной способ наиболее выгоден.

Это интересно:  Новый закон о рекламных вывесках

Фиксированная компенсация

Это удобный способ взаимоотношений с внесением дополнительной записи к трудовому соглашению. Работодатель должен издать соответствующее распоряжение. И еще составить соглашение о размере компенсации за расходы. Однако существуют нормы таких затрат на основании статьи 264 НК РФ и Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Учет расходов таков:

  • 1200 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см.;
  • 1500 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя более 2 000 к. см.;
  • 600 руб. в месяц для мотоциклов;
  • без ограничений — для грузового транспорта.

Плюсом таких взаимоотношений является то, что на фиксированную ежемесячную сумму компенсации НДФЛ не начисляется. Однако не всегда можно уложиться в эти нормативы. Работодатель возмещает расходы по факту. Но если превышен норматив, то на разницу между нормативом и фактической оплатой расходов начисляется НДФЛ.

К недостаткам можно отнести несколько моментов. Фиксированная компенсация не предполагает, что водитель получит деньги в конце месяца в любом случае, даже если не совершал поездок. И есть некоторый риск: руководитель предприятия может не возместить фактические затраты автовладельца, ограничившись оговоренной фиксированной суммой. И даже в суде будет сложно доказать свою правоту.

Договор аренды

К этому методу прибегают чаще всего. Это фактически аренда предприятием личного транспортного средства сотрудника, только без экипажа. Регулируется статьей 643 ГК РФ.

Плюсы такого решения:

  • уже не действуют нормативы – расходы компенсируются в полном объеме, автомобиль фактически находится на балансе предприятия;
  • страховка на транспортное средство также переоформляется на предприятие.

Недостатком можно считать тот факт, что если составлять договор на аренду автомобиля, то на все суммы за наем, получаемые работником, начисляется 13 % (тот самый НДФЛ).

Предоставить автомобиль в виде ссуды

Такой способ использования личного автомобиля для служебных целей регулируется статьей 689 ГК РФ. Он менее выгоден для работника с личным транспортом. Этот способ предполагает передачу своего личного транспорта предприятию на определенное время — в непосредственное пользование. Причем на безвозмездной основе.

Плюсы такого решения:

  • предприятие полностью берет на себя ответственность за содержание, ремонт автомобиля, учет ГСМ;
  • упрощает ведение отчётности в вопросах налогообложения;
  • работник не теряет права использовать собственный автомобиль и в личных целях.

Но в этом случае работнику надо документально закрепить использование собственного автомобиля за собой, чтобы другие сотрудники не могли им пользоваться во время работы. А также право пользоваться автомобилем для личных нужд тоже вне рабочее время.

Гражданско-правовой договор

Можно обойтись без полноценного трудоустройства сотрудника с личным транспортом, а просто составить с ним гражданско-правовой договор. В этих отношениях не применяются нормы трудового права. Такой договор может быть обоюдовыгоден.

Плюсы такого решения:

  • владелец автомобиля сам определяет, в каком виде предоставить транспорт – с экипажем, без него;
  • автовладелец может и сам осуществлять перевозки людей и грузов, если имеет соответствующие права;
    оговаривается время использования транспорта, вплоть до почасового.

Но составить такой договор с предприятием владелец автотранспорта может лишь в том случае, если является индивидуальным предпринимателем, а не частным лицом.

Когда сам руководитель – водитель

Очень часто руководители предприятий используют собственный автомобиль для работы. Сами же на нем и ездят. Если речь идет о такой форме организации, как ООО, в этом случае директор может оформить все документально – в виде аренды, безвозмездной ссуды или фиксированной компенсации.

На деле часто руководители нарушают законодательство. И если случаются происшествия с участием автомобиля, им приходится объяснять правоохранительным органам, что автомобиль в данное время используется для личного пользования. Чтобы не создавать лишние трудности, стоит оформить документы на использование автомобиля, согласно законодательству.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, он не может отдать транспортное средство в аренду самому себе, так же, как и ссудить. Даже трудоустроить себя, директора, в качестве еще и водителя не получится. Закон разрешает совершать такие сделки только между двумя, как минимум, разными людьми. Чтобы учитывать расходы на собственный автомобиль в целях регулирования налогообложения, индивидуальному предпринимателю придётся поставить автомобиль на баланс предприятия.

Чтобы использование личного транспорта в служебных целях не вызывало лишних вопросов у проверяющих служб, бухгалтер предприятия должен оформлять служебные поездки путевыми листами со штампами о прохождении водителем медицинского осмотра. Это является обязательным как для ИП, так и для других водителей, использующих личный транспорт в служебных целях. Даже руководитель ООО, пользующийся для работы собственным авто, должен сам себе выписывать путевые листы и оформлять рабочие поездки.[/stextbox]

Какая компенсация положена за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году

Работодатели в современной России не привыкли компенсировать использование личного автомобиля своих подчиненных. Если пишут в размещении вакансии на будущую работу «амортизация и ГСМ оплачивается отдельно», то зачастую по истечении несколько месяцев работы отказывают в оплате амортизации и ГСМ за пользованием личным транспортным средством.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Следует учитывать поправку к данной трактовке тем, что случай выплаты зависит от выполненной нормы сотрудником на личном транспортном средстве. В таком случае данные денежные средства не будут облагаться налоговым вычетом. Если же автомобиль проходил по служебным целям сверх нормы, работодатель вправе выплатить полную сумму за весь срок, однако, помимо норматива, на остаток будут наложены вычеты НДФЛ.

Не стоит забывать о том, что Вы (при условии наемного труда) используете свою собственность в чужих интересах, требуйте полной компенсации за данные расходы.

Наниматель сможет удержать налоговый вычет и зачислить страховой взнос. Выплата амортизационных сумм обязана быть произведена в любом случае.

Основные параметры

Основные нормы, компенсирующие расходы личного автомобиля в текущем году:

Транспортное средство с объёмом ДВС до 2 тысяч кубических сантиметров 1200 рублей от месяца к месяцу.
Транспортное средство с объёмом ДВС больше 2 тысяч кубических сантиметров 1500 рублей от месяца к месяцу.
Мототранспортные средства По 600 рублей от месяца к месяцу.
Грузовые транспортные средства Нет ограничений.

Главные детали

Условия, на которых работник должен использовать личный автомобиль в рабочих целях, обязаны быть записаны. Желательно, чтобы это было сделано на бумажном носителе в нескольких экземплярах между «наёмным сотрудником» и человеком, на которого трудится подчинённый.

Данный документ должен быть дополнением к трудовому договору и зависит только от вида составления. Выплаты в любом случае выплачиваются нанимателями при пересчете на прибыль их предприятия.

При создании данного документа должны быть заложены все подпункты, при которых сотрудник использует собственное автотранспортное средство, а именно:

  • срок, при котором в течение рабочего дня, сотрудник обязан использовать собственный автомобиль;
  • период – как часто используется автотранспортное средство в течение рабочей недели, месяце или годе;
  • подпункт в конкретной компенсационной сумме на амортизацию и затраты ГСМ в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • подпункт – формула, при которой рассчитывается переизбыток использования транспортного средства, свыше норм, установленных законодательством РФ с упоминанием о том, что на данную сумму накладывается НДФЛ;
  • прочие формулировки.
Это интересно:  Как открыть блинную: подробно для новичков

Рассмотрим основные договорные отношения по данному случаю между наемным и нанимателем:

Вид договорных отношений Подробные условия соглашения
Договоренность отражена в контракте на работу или отдельно, дополнением к нему Наниматель должен оплатить расходы на основании использования автотранспортного средства. Управляет данным автомобилем непосредственно владелец ТС.
Арендуемый контракт Договор, при котором автомобиль передан нанимателю по акту, подписанному обоими участниками процесса. Наниматель оплачивает расходы за заключение контракта по ОСАГО и в нём описаны все виды работ по ТС в случае амортизации.
Непосредственный контракт транспортных услуг Контракт отражает в себе непосредственно гражданско-правовое соглашение, где прописаны конкретные суммы и конкретные выплаты по нему.

Контракт заключается даже в единичном случае оказания услуги, которая напрямую имеет отношение к использованию автомобиля наемного работника.

Основываясь на трудовом законодательстве Российской Федерации, существуют определенные типы затрат на использование личного автомобиля, а именно:

  • осуществление ремонтных работ текущего автомобиля исходя из соглашения между сторонами;
  • топливно-смазочного материала;
  • всевозможных мест парковок как на рабочем месте, так и на служебных остановках, если таковые присутствуют в процессе работы;
  • оплата дополнительных затрат на основании использования автомобиля сотрудником.

Отчётность сотрудником перед нанимателем осуществляется сбором чеков и является основанием для последнего об оплате тех или иных расходов.

Пример расчета суммы расходов:

Расчёт компенсируемой суммы: А = 4000/21х12 = 2286 рублей.

Налог в данном примере не учтен в связи с тем, что сотрудник уложился в график использования личного автотранспортного средства, зачислен на расчетный счет сотрудника он будет совместно с начислением заработной платы за подотчетный период.

Юридический аспект

При неправильном составлении бумаги даже суд вправе отказать сотруднику даже в случае неоплаты нанимателем расходов в связи с использованием последним личного транспортного средства.

Значимое в данном примере можно отметить, что заключают его стороны на длительный период. Здесь же обозначается непосредственная сумма денежных компенсаций от месяца к месяцу.

Нужно подчеркнуть:

  • марка и модель автотранспортного средства;
  • объём ДВС автотранспортного средства;
  • государственный регистрационный знак;
  • серия и номер паспорта транспортного средства;
  • цвет модели транспортного средства.

Как только договор перестал действовать, подписывается определенный документ, в котором обозначены причины разрыва договорных отношений и период последней выплаты по нему.

Нормативы и размер компенсации

Оформляются компенсационные издержки за эксплуатацию личного транспортного средства в соответствии с законодательством РФ. Наёмным сотрудникам при упоминании нанимателем об использовании личного автомобиля в целях поездок по задачам организации нужно обговорить данное положение с руководством.

Добиться подтверждения оплаты затрат от последнего и подписать соответствующие документы. Каким образом это возможно сделать — мы рассмотрели выше по тексту.

Не стоит забывать о том, что с компенсационных выплат за аренду будет вычислен НДФЛ, то есть придется оплатить (по закону) 13 процентов.

Положенная сумма зачисляется сотрудникам за пользование личным автотранспортным средством в служебных целях. Определяется день ежемесячных выплат в определенной по контракту сумме.

Также может быть осуществлен перерасчет нанимателем в связи с полной или неполной занятостью автотранспортного средства в подотчетный период на основании табеля использования или собранных чеков сотрудником.

Данные затраты организация отражает по бухгалтерскому учету как расход при пересчете доходов компании. Бухгалтерии организаций нужно помнить, что данный вид расхода оформляется непосредственно путевыми листами.

Что включено в возврат средств

В компенсационную сумму включено:

  • расходы газо-смазочных материалов в процессе использования личного транспортного средства;
  • амортизация трансмиссии транспортного средства;
  • расход горючего во время выполнения работы в интересах организации;
  • износ шин при эксплуатации транспортного средства в служебных целях;
  • простой на автостоянках транспортного средства;
  • прочие компенсационные расходы.

Смежные нюансы процедуры

По смежным нюансам данной процедуры хочется добавить, что если Вы находитесь на испытательном сроке, то заключить договор без трудового контракта вполне возможно.

Выбор подходящего сотрудника

Выбор работника нанимателем происходит по определенному алгоритму. Сотрудников в команду, как правило, наниматель отбирает тщательнейшим образом, руководствуясь личностными и профессиональными качествами человека.

Первым делом наниматель формирует список, в котором отображаются все сотрудники с личными транспортными средствами, которые в дальнейшем будут использованы на определенные цели предприятия и им назначается компенсационная сумма выплат.

Определим, по какому алгоритму действует большинство нанимателей:

  1. Наниматель определяет для себя модельный ряд марок и моделей машин, которые ему будут интересны по экономическим соображениям.
  2. Определяется список заданий для данной группы сотрудников с автомобилями.
  3. Наниматель фильтрует сотрудников по водительским качествам.
  4. Определяются люди, чьи обязанности в течение рабочего дня минимизированы, то есть свободного времени вполне достаточно для выполнения поручений нанимателем на собственном автотранспортном средстве.

Наниматель прекрасно понимает, что риск исходя из его алгоритма подбора персонала для данных задач вполне оправдан.

Как зависит размер от типа транспорта

Рассмотрим нюансы, при которых условия сотрудничества и размеры выплат несколько отличны. Допустим, случай, когда транспортное средство принадлежит не Вам, а, например, родственнику.

Рассмотрим случаи:

  • если объём ДВС транспортного средства работника меньше чем 2 тысячи кубических сантиметров, то сумма выплаты примерно составит одну тысячу сто рублей;
  • если объём ДВС транспортного средства больше указанного выше, то денежная сумма станет несколько выше, около полутора тысяч рублей;
  • для мототранспортных средств есть специальная таблица, которая показывает, что сумма компенсации составит приблизительно пятьсот рублей.

Пошаговый алгоритм

Рассмотрим поэтапный список действий при получении данного вида компенсации:

Последовательность Краткое описание
Составление сотрудником требуемого заявления на компенсацию При условии, что сотрудник и наниматель в процессе трудоустройства первого договорились о заключении данного соглашения и заключили его, то написание этого заявления сотрудником не требуется.
Подача сотрудником необходимого комплекта документов на автотранспортное средство В список требований входят: паспорт технического средства и если сотрудник — не собственник ТС, то предоставляется доверенность на право управления данным ТС.
Этап согласования договора между нанимателем и сотрудником На данном этапе сглаживаются все разногласия между сторонами для прихода к общему знаменателю.
Этап, когда стороны составляют акт Данный акт должен содержать все данные о транспортном средстве и сам факт приема и передачи ТС между сторонами.

Управлять данным транспортным средством может как сам владелец автомобиля, так и иное лицо, допущенное к управлению данного ТС в результате договоренностей и составления необходимых документов между сторонами. Контракт на аренду автомобиля может быть составлен и заключен без участия водителя ТС.

Принцип выплат

Почему могут не выплатить положенные суммы нанимателем:

  • работника нет среди официально устроенных сотрудников на предприятии;
  • сотрудник вовремя не предоставил требуемый комплект документов нанимателю относительно расходов, связанных с амортизацией его автотранспортного средства;
  • у нанимателя имеются неопровержимые доказательства того факта, что сотрудник использовал свое автотранспортное средство не по служебным обязанностям, а в личных целях;
  • сотрудник из-за собственной халатности утерял один или более подтверждающих документов о расходах, поэтому основание для компенсации отсутствует.

Важные аспекты расчета

Алгоритм для выплат следующий:

  1. Определяется размер непосредственной компенсации.
  2. Вычисляются так называемые зарплатные налоги.
  3. Вводится учет за компенсацию непосредственно для налогообложения.
  4. Бухгалтера берут расход на вооружение и отражают его в бухгалтерском учёте.
  5. Проводится полный анализ для фиксации компенсации.
  6. Составляют нужный акт о выплате данной компенсации.

Дополнительные моменты

Каким образом происходит расчет НДФЛ:

Тип соглашения Определение НДФЛ (налога)
Соглашение, как дополнительный документ к основному контракту на работу Не определено начисление налога или других затрат во всевозможные организации.
Акт об аренде или договор ГПХ Полностью в поле налогообложения в полном объеме, а также переводится в налоговую инспекцию (возможен выбор агента).

Отметим, что при условии заключения между нанимателем и сотрудником договор о соглашении, то получится сумма в размере 13 процентов, если это резидент, и 30 процентов — для нерезидентов РФ.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Это интересно:  Купля продажа квартиры 2019. Изменения, законы и процедуры

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Компенсация за использование личного авто в служебных целях

В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2000 куб. см используется для управленческих нужд организации.

В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.

Трудовые отношения

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Все виды установленных компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей, не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

При этом, по мнению Минфина России, организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность используемого имущества работнику, фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также расчетами компенсаций и документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.

Дополнительную информацию по данному вопросу см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды и Практическом пособии по НДФЛ.

Страховые взносы

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование его личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и работником. Указанная точка зрения высказана, в частности, в Письме Минтруда России от 13.11.2015 N 17-3/В-542, а также в Информации ФСС РФ «Страховые тарифы, взносы, резервы (вопрос-ответ)».

При этом, как отмечает Минтруд России в указанном Письме, размер компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих (служебных) целях.

Дополнительно по данному вопросу см. Практическое пособие по страховым взносам на обязательное социальное страхование.

Бухгалтерский учет

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных (административных) целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. п. 5, 6, 7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерские записи по отражению в учете рассматриваемых операций производятся в порядке, предусмотренном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на прибыль организаций

Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля работника включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Соответствующие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма расходов организации на выплату компенсации, учитываемых при налогообложении прибыли, составляет 1200 руб. в месяц.

Компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок сверх вышеуказанной нормы в расходах для целей налогообложения не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Расходы для целей налогообложения признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если они обоснованны и документально подтверждены.

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля, признается в составе расходов на дату ее выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Применение ПБУ 18/02

В данном случае для целей бухгалтерского учета расходы в виде компенсации работнику за использование автомобиля для служебных поездок признаются в размере 9000 руб., подлежащем выплате работнику по соглашению сторон трудового договора. В целях налогообложения прибыли указанные расходы учитываются в размере 1200 руб., в связи с чем на сумму превышения в учете образуются постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

Кроме этого, в бухгалтерском учете компенсация в полной сумме признается на дату ее начисления, а в налоговом учете компенсация в пределах установленных норм включается в состав расходов на дату ее выплаты. В связи с тем что выплата компенсации осуществляется в месяце, следующем за месяцем ее начисления работнику, в учете возникает вычитаемая временная разница (ВВР) и признается соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА) (п. п. 11, 14 ПБУ 18/02). Указанные ВВР и ОНА погашаются на дату выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02).

Статья написана по материалам сайтов: prava-rabotnika.ru, jurjur24.ru, ppt.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий