+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Что такое первичная документация в бухгалтерии, особенности

Опыт – то, благодаря чему вы вместо старых ошибок делаете новые

6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета

Общие правила составления первичных документов сформулированы в федеральном законе от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подкреплены оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Однако применение компьютеров не исключает соблюдения уста­новленных правил составления и оформления документов.

Большинство бухгалтерских документов составляется на бланках строгой отчетности. Так как первичные документы вы­полняются, как правило, на трафаретных бланках, при их состав­лении лишь вписывается изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. В первичных документах она пред­ставляется как в виде текста, так и в цифровой форме. Записи производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи средств механизации: Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.

Бухгалтерские документы проходят такие же этапы обработ­ки, что и все другие документы организации.

Вся документация бухгалтерии, как и предприятия в целом, делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

В процессе обработки и движения бухгалтерских документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка документов;

их предварительное рассмотрение и распределение документов;

контроль за исполнением;

Бухгалтерские документы могут быть получены по почте, при­няты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, дос­тавлены курьером. Использование электронной почты повышает надежность доставки и сокращает время на передачу информации.

В случае получения по почте просроченного бухгалтерского документа составляется акт о дне его получения. Акт подписы­вается двумя сотрудниками организации и работником почты.

На всех поступивших бухгалтерских документах должна быть проставлена отметка о получении.

При централизованном получении бухгалтерских документов они сразу передаются в бухгалтерию, где и происходит их реги­страция. При поступлении документа на нем проставляется от­метка, содержащая сокращенное название организации, куда по­ступил документ, дату получения и входящий порядковый номер.

Если документ вводится в память машины, то на полученном документе делается об этом специальная отметка, которая необ­ходима для автоматического поиска и контроля информации, а также исключения повторного введения в память машины дан­ных о документе. Эта отметка включает имя файла, код опера­тора, вводившего данные о документе, дату ввода, количество страниц и другие поисковые данные. В соответствии с Положе­нием о документах и документообороте в бухгалтерском учете первичные документы, прошедшие обработку на ЭВМ, должны иметь отметку в виде оттиска штампа контролера, ответственно­го за этот процесс.

Кроме внешних документов в бухгалтерию также поступают документы из подразделений организации. Своевременное пред­ставление в бухгалтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.

Внутренние бухгалтерские документы — это документы, кото­рые создаются в бухгалтерии (приходно-расходные ордера, ве­домости, сводные бухгалтерские документы и др.)

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию или составленные в ней, проходят проверку на правильность офор­мления и законность документируемых операций. Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам со­вершения операций (в хронологическом порядке) и накаплива­ются в учетных регистрах.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематиза­ции и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского уче­та и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах) и на каточках. Операции записываются в регистры по мере их проведения и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами организации через канцелярию (экспедицию) или секретаря-референта. Бухгалте­рия может и сама передавать свои документы при наличии элек­тронной почты или факса.

При отправлении необходимо проверить правильность офор­мления документа: наличие подписи, даты, заголовка, всех стра­ниц в документе и указанных приложений, правильность адре­сования. Соблюдение норм оформления документов обеспечи­вает их юридическую силу.

Первичные учетные документы должны содержать следую­щую обязательную информацию:

дату его составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и де­нежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за соверше­ние хозяйственной операции и правильность ее оформления;

подписи указанных лиц.

В организациях и учреждениях все бухгалтерские документы, служащие основанием для приема и выдачи товарно-материаль­ных ценностей и денежных средств, а также для выполнения расчетных, кредитных и иных аналогичных обязательств, подпи­сываются руководителем организации или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем. Указанные докумен­ты без подписи главного бухгалтера считаются недействительны­ми и к исполнению не принимаются. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

Что относится к первичной документации

Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры. Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия. Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Формы и виды первичной документации

Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно. Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание. Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.

Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

  1. Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
  2. Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
  3. Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).

К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

  • хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
  • систематические (пример – кассовая книга);
  • комбинированные;
  • аналитические;
  • синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.

Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной. Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.

Классификация первички по стадиям предпринимательства

В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.

  1. Определение условий сделки. Партнеры договариваются, вырабатывая консенсус, который устроит обе стороны. Деньги и товары еще не переходят из рук в руки, услуги пока не оказываются, работы не выполняются, но все уже готово к началу взаимодействия. Результатом этого этапа будут следующие виды первички:
    • договор (возможны различные формы);
    • счет на оплату.
  2. Вознаграждение по сделке. Оплата может быть произведена в различной форме. Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:
    • если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
    • если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
  3. Передача товара, оказание услуги, выполнение работы. Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
    • накладная (если передавались товары);
    • товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
    • акт оказанных услуг (или выполненных работ).

Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

Контроль, хранение и организация учета первичных документов

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:

  1. Приемка.
  2. Первоначальная обработка.
  3. Распределение по типам бланков и их назначению.
  4. Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
  5. Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
  6. Исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.

Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:

  • распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
  • формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.

СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.

Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:

  1. Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
  2. Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
  3. Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).

Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.

Утверждение форм первичной документации

Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:

  • наименование документа;
  • дата оформления;
  • сведения о компании, составляющей форму, по которым можно идентифицировать предприятие;
  • содержание отображаемой хозяйственной операции с указанием стоимостной оценки предмета сделки;
  • приведение натуральных измерителей и количественных величин;
  • наличие подписей ответственных должностных лиц (с обязательным указанием их должности и ФИО).

ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.

Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм. Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру. В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.

Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.

Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.

При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.

О чем нужно всегда помнить бухгалтеру

Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

    Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

  • Лучше без ошибок, но мелкие недочеты не чреваты. Страшный сон любого бухгалтера – отказ в возмещении НДС по причине неправильных данных в первичных документах. Но если ошибки незначительны, отказ в вычете не должен последовать. Существенность ошибок регламентирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики подтвердили это в Письме от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/2104@). Главное, чтобы представленные данные точно свидетельствовали о факте оплаты и поставки товара (оказании услуги). Так, например, если в товарно-транспортной накладной нет ссылки на договор или не указана масса груза, это недостаток, но не повод отказать в НДС. А вот если отсутствует название и дата составления документа, общая стоимость товара и ряд других обязательных реквизитов, суд может счесть такую сделку нереальной.
  • Осторожно, фальшивая подпись! Если подписи ответственных лиц на документах сфальсифицированы, либо документ подписан лицом, не имеющим на это полномочий, такая первичка не будет признана инстанциями. Кроме того, очень важно, чтобы подпись была поставлена собственноручно – факсимиле будут недействительными.
  • Первичка с ошибкой не заменяется. Если, например, счета-фактуры, в которых обнаружена ошибка, можно переписать, издав новый, исправленный документ с такими же реквизитами, то с первичной документацией этот номер не пройдет. Несмотря на то, что иногда суды признают корректировочные документы, лучше все же исправить ошибку по правилам ст. 7 «Закона о бухучете» – внести в документ дату исправления и заверить ее подписями уполномоченных лиц.
  • Не всегда нужен перевод. Естественно, первичка составляется на государственном языке. Но иногда перевод отдельных слов с иностранного языка оказывается неуместным, например, если это наименование торговой марки или товара.
  • Электронная первичка – только с ЭЦП. Сегодня не обязательно ограничиваться бумажной формой оформления первичной документации, закон разрешает и электронный носитель. Но он будет приравниваться к бумажному лишь в случае заверения его квалифицированной цифровой подписью. Неквалифицированная ЭЦП дозволяется лишь в отдельных, особо оговоренных особом случаях, и первичка в них не входит.
  • Это интересно:  Договор купли продажи металлического гаража без документов

    Оформление документов в бухгалтерском учете: самое важное

    Без бумажки ты — никто! А с бумажкой — добросовестно и профессионально ведущий свои дела бизнесмен. Или грамотный бухгалтер, который ему помогает. Правильное оформление документов в бухгалтерском учете важно и для формирования данных бухгалтерского учета, и для определения налоговых обязательств организации. И если вы хотите обезопасить самое дорогое — не относитесь к документам снисходительно, и тщательно изучите, каким требованиям они должны отвечать. Хотя бы почитайте эту статью, для начала!

    Специалистам бухгалтерских служб, представителям малого бизнеса, которые ведут учет самостоятельно, необходимо знать основные требования к порядку создания, оформления, движения и хранения документов.

    Содержание статьи:

    1. Понятие документа

    2. Виды первичных бухгалтерских документов

    3. Формы первичных учетных документов

    4. Утверждение первичных учетных документов

    5. Обязательные реквизиты учетных документов

    6. Оформление документов в бухгалтерском учете

    7. Доверенность на подпись первичных документов

    8. График документооборота бухгалтерских документов

    9. Журнал учета первичных документов

    10. Исправление бухгалтерских документов

    11. Хранение бухгалтерских документов

    12. Ответственность за хранение первичных документов

    Итак, идем по порядку.

    1. Понятие документа

    Документ: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (п. 3.3 ГОСТ).

    Какие документы являются первичными? Первичные документы – это документы, содержащие исходные сведения об операциях, процессах. Это документы, на основании которых делаются бухгалтерские проводки.

    Первичные учетные документы — это документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).

    Основное требование при их составлении — первичные документы должны быть составлены при совершении фактов хозяйственной жизни, либо сразу после их окончания (при наличии такой возможности).

    Примеры первичных документов:

    • приходные и расходные кассовые ордера,
    • товарная накладная (по форме ТОРГ-12),
    • авансовый отчет,
    • бухгалтерская справка.

    2. Виды первичных бухгалтерских документов

    Стройной классификации, группировки бухгалтерских документов нет ни в одном нормативном акте.

    Можно выделить следующие виды первичных бухгалтерских документов в зависимости от:

    1. места составления:
    • внутренние,
    • внешние,
    1. используемых форм документов:
    • унифицированные (созданные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм),
    • неунифицированные (созданные по формам, разработанным организацией самостоятельно),
    1. вида носителя информации:
    • бумажные,
    • электронные,
    1. объема сведений:
    • первичные,
    • сводные,
    1. вида активов и обязательств, участков бухгалтерского учета:
    • по учету основных средств,
    • по учету МПЗ,
    • по учету начислений и выплате заработной платы,
    • по учету кассовых операций,
    • другие аналогичные.

    3. Формы первичных учетных документов

    Оформление документов в бухгалтерском учете подразумевает использование как самостоятельно разработанных, так и унифицированных форм. С 2013 года применение большинства унифицированных форм не является обязательным.

    Все формы первичных документов утверждает руководитель организации. В настоящее время обязательны к применению следующие виды унифицированных форм:

    1. по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У),
    2. по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1),
    3. по учету услуг по перевозке грузов (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Уставы различных видов транспорта).

    Также стандартную форму имеет платежное поручение, все его поля мы подробно разбирали здесь.

    При оформлении унифицированных форм заполняются все предусмотренные строки (графы). В случае отсутствие каких-либо показателей в них ставится прочерк.

    Пример 1.

    Поставщик поставил материалы, предоставил ТОРГ-12 и счет-фактуру, последние строки которых заполнены как «услуги по доставке», других документов нет.

    Возможные последствия — непринятие вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль, признание сделки фиктивной (мнимой), так как реальность сделки (факт доставки материалов, а возможно и само приобретение материалов) не подтверждены. Необходимо оформление транспортной накладной.

    Унифицированные формы, не обязательные к применению, по-прежнему используются в организациях. Исходя из внутренних потребностей компании, такие формы можно доработать, сделать их более удобными, подходящими для отражения конкретных хозяйственных фактов.

    Например, можно убрать реквизит «место печати», отказать от использования пометки «лицевая/оборотная сторона».

    4. Утверждение первичных учетных документов

    Организация обязана утвердить используемые формы первичных учетных документов, в своей учетной политике (пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом необходимо помнить, что просто ссылки на один из альбомов унифицированных форм документов не достаточно.

    В учетной политике (в приложении к учетной политике) должны быть перечислены конкретные документы из альбомов унифицированных форм, которые компания будет применять, а также перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

    Пример оформления приложения к учетной политике можно посмотреть в нашей статье «Создание учетной политики в организации: бухгалтерский аспект». Образцы самостоятельно разработанных форм прилагаются к учетной политике с пояснениями по их заполнению.

    Утвердить формы можно и другим локальным нормативным актом. Например, Приказом об утверждении первичных документов. Ссылка на такой приказ должна содержаться в учетной политике.

    5. Обязательные реквизиты учетных документов

    Требования к обязательным реквизитам первичных учетных документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Таких реквизитов всего 7:

    1. наименование документа,
    2. дата составления документа,
    3. наименование экономического субъекта, составившего документ,
    4. содержание факта хозяйственной жизни,
    5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения,
    6. наименование должностей ответственных за сделку лиц,
    7. подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи.

    Некоторые документы, не являющиеся первичными учетными документами, могут использоваться в качестве таковых.

    При отражении в расходах арендной платы, такими документами служат договора и акты по аренде. В соответствии со статьями 611 и 622 ГК РФ в таком случае обязательно оформление двухсторонних актов приема-передачи объектов учета.

    Компания арендует офисное помещение. Документами, на основании которых будет начисляется ежемесячная арендная плата, служат договор аренды и акт приема-передачи арендованного имущества.

    В соответствии со статьей 753 ГК РФ в качестве первичных документов могут использоваться односторонние акты.

    6. Оформление документов в бухгалтерском учете

    Рассмотрим частные случаи, часто встречающиеся при оформлении документов.

    Отказ от печатей

    Назначение печати — удостоверение подписи ответственного лица.

    С 07.04.2015 организации не обязаны иметь печать. Сведения о печати должны быть указаны в Уставе компании (Федеральный закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

    Печать нужна только в установленных федеральным законодательством случаях.

    Ее должны содержать, например, следующие документы:

    • Доверенность на представление интересов юридического лица в суде (статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ),
    • документы, представляемые в таможенные органы (311-ФЗ от 27.11.2010),
    • акт о несчастном случае на производстве (статья 230 ТК РФ),
    • двойное складское свидетельство (статья 913 ГК РФ).

    Документы на иностранных языках

    К учету принимаются только документы на русском языке (п.9 Приказа Минфина РФ № 34н).

    Нерублевые измерители в первичных документах

    Стоимостные данные в бухгалтерских документах допустимо отражать в рублях, валюте, условных единицах.

    Для сравнения — в налоговом учете требование заполнять счета-фактуры при расчетах в рублях только в рублях установлено Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядка заполнения счетов-фактур).

    Электронные первичные документы

    Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет оформлять первичные документы как в бумажном, так и в электронном виде.

    Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты учетных документов и электронную подпись (ЭП).

    7. Доверенность на подпись первичных документов

    Сотрудник организации имеет право подписи, когда оформлен один из документов:

    • приказ о праве подписи,
    • доверенность на подпись первичных документов (статьи 185 – 189 ГК РФ).

    В отличие от приказа о праве подписи, доверенность на подпись первичных документов может быть выдана и гражданину, не являющемуся сотрудником организации.

    Для подписи по соглашению сторон может использоваться факсимиле (статья 160 ГК РФ, определение ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09).

    8. График документооборота бухгалтерских документов

    График документооборота — это описание в виде схемы или таблицы процедуры создания, движения, обработки и хранения документов. График может утверждаться как приложение к учетной политике, так и в виде локального нормативного акта. В последнем случае в учетной политике должна быть ссылка на такой акт.

    В графике документооборота обязательно должны быть указаны:

    • сроки оформления, передачи, обработки и хранения документов,
    • должности лиц, которые ответственны за операции, указанные в графике документооборота (п. п. 5.4, 5.6 Приказа Минфина от 29.07.1983 № 105).

    (Пример оформления графика документооборота также можно посмотреть в нашей статье про учетную политику.

    9. Журнал учета первичных документов

    Ведение журнала учета первичных документов — это скорее правило рационального документооборота, а не бухгалтерского учета.

    Для регистрации входящих/исходящих документов такой журнал учета первичных документов необходим. Советуем вести такой журнал и в том случае, когда бухгалтерский учет ведется без использования бухгалтерской программы.

    При использовании, например, программы 1С, журнал учета документов можно сформировать и распечатать в любой момент. Так журнал учета документов поставщиков будет сформирован как «Реестр документов «Поступление (акт, накладная)», журнал учета кассовых документов как «Реестр кассовых документов».

    В бухгалтерском учете, в отличии от налогового, возможно отражение факта хозяйственной жизни при отсутствии первичных документов, при условии, что они поступят позже.

    В таком случае факт хозяйственной жизни отражается в учете в оценочном значении. При поступлении документа ранее сделанная проводка не сторнируется, а лишь корректируется на дату поступления документа.

    Такой подход подтвержден в следующих документах:

    1. ПБУ 21/2008
    2. Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н «Методические указания по учету МПЗ» (подраздел 5 раздела 1)
    3. Решение ВС РФ от 08.07.2016 № АКПИ16-443.

    Исключение из такого порядка — документы по посредническим сделкам. Посредник должен передать все документы по сделке. Если отчет по сделке оформлен с ошибками, либо неточностями, возражение доверитель может предъявить лишь в течение 30 дней со дня получения отчета (статьи 999, 1008 ГК РФ).

    10. Исправление бухгалтерских документов

    Оформление документов в бухгалтерском учете сопровождается иногда ошибками и неточностями. В таком случае потребуются исправления.

    Исправления запрещены только в кассовых и банковских документах (например, бумажных платежных поручениях). Во все остальные документы можно вносить изменения.

    Исправление бухгалтерских документов проводится следующим образом:

    1. зачеркивается неверная запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать перечеркнутое,
    2. рядом указывается верное значение,
    3. проставляется запись «Исправлено»,
    4. ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ с расшифровкой его подписи.

    Такие правила установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (п.7 статьи 9) и Приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

    Печать ставить не нужно. Исключение — исправления на листке нетрудоспособности, которые заверяются печатью.

    Вносить исправление должен сотрудник, составивший документ. Если это не возможно, например, человек уволился, тогда исправление производит вновь принятый на должность сотрудник, либо его непосредственный руководитель.

    11. Как хранить и уничтожить бухгалтерские документы

    Порядок хранения документа определен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Общий срок хранения документов в соответствии по статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» — 5 лет. Ответственным за организацию хранения документов является руководитель.

    Для многих документов установлены повышенные сроки хранения:

    № п/п Документы Срок хранения
    1 По приобретению движимого имущества В течение не менее 10 лет после выбытия имущества
    2 По сделкам с недвижимостью Бессрочно
    3 Командировочные удостоверения при командировках на Крайний Север, ведомости выплаты дивидендов 75 лет

    Бухгалтерские документы можно уничтожить, если истек их срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 ). Решение об уничтожение принимает экспертная комиссия, которая может создавать ежегодно, а может действовать на постоянной основе.

    На основании экспертизы документов сначала составляются предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а затем непосредственно акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

    Акт должен быть утвержден руководителем.

    Уничтожить документы можно:

    1. самостоятельно. При этом необходимо составить акт об уничтожении документов. В таком акте должно быть указано, какие именно документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены,
    2. путем передачи на уничтожение в специализированную организацию. При этом составляется накладная, в которой указывается количество переданных документов и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В этом случае акт об уничтожении документов оформляет специализированная организация.

    12. Ответственность за хранение первичных документов

    Штрафные санкции по работе с первичными документами установлены статьей 15.11 КоАП РФ.

    Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.

    Одним из грубых нарушений ведения бухгалтерского учета является:

    «отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов».

    1. на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей,
    2. за повторное совершение — на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

    При этом необходимо учесть тот факт, что при проверке под отсутствием первичных документов будет пониматься и тот случай, когда документы есть, их достаточное количество, но они оформлены по формам, которые не утверждены.

    Налоговая ответственность за не обеспечение сохранности первичных документов установлены и НК РФ (статья 120):

    1. В течение одного отчетного периода — до 10 тыс.руб.,
    2. В течение более одного налогового периода — до 30 тыс.руб.,
    3. При занижении налоговой базы — 200 % от величины неуплаченного налога (взноса), но не менее 40 тыс. руб.

    Если у вас еще остались вопросы по оформлению первичных документов в бухгалтерском учете, задайте их в комментариях ниже.

    Что такое первичная документация в бухгалтерии, принципы ее создания, хранения, корректировки

    Всем привет, друзья! Я всегда стараюсь поддерживать друзей, которые пытаются открывать и развивать собственный бизнес.

    Когда Игорь был в сомнениях, я поддержал его в стремлении запустить свой небольшой автосервис. Правда, пришлось не один раз помогать ему разобраться с документами.

    А то налоговой не знает, какие нужно бумаги показать, то с другими проверками трудности возникают. Сейчас хочу и вам рассказать, что такое в бухгалтерии первичная документация и почему эти документы так важны. Мотайте на ус!

    Первичная документация: общие вопросы

    По традиции начнем с определения понятия «первичный документ». Его мы найдем в Законе о бухучете. Согласно абзацу одиннадцатому ст. 1 этого Закона.

    Заметьте: ранее Закон о бухучете указывал еще и на то, что первичка является подтверждением осуществления хозоперации. Однако первичный документ был и остается основой для учета. В бухгалтерском учете все операции отражаются исключительно на основании первички. На что это влияет? Об этом скажем чуть ниже.

    Есть еще один немаловажный документ — Положение № 88. Оно дает более детальное определение. Под первичными документами понимают документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение (п. 2.1 Положения № 88).

    Обратите внимание: определение из Положения № 88 не совсем корректно.

    Вывод вполне логичный, так как подобные распоряжения, по сути, не содержат информацию об операции, а лишь подтверждают разрешение на ее проведение.

    В общем, перечень можно продолжать практически до бесконечности. Главное, чтобы этот документ содержал в себе необходимые реквизиты и сведения о хозяйственной операции.

    Основные реквизиты

    Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь такие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете):

    1. название документа (формы);
    2. дату составления;
    3. название предприятия, от имени которого составлен документ;
    4. содержание, объем и единицу измерения хозяйственной операции;
    5. должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
    6. личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.
    Это интересно:  Как оформить ИП: пошаговая инструкция в 2019 году, этапы самостоятельной регистрации, сколько стоит, документы

    Положение № 88 в качестве обязательных реквизитов определяет то же самое, но немного уточняет пункт 5 нашего списка. Требует не только указания должности ответственного лица, но еще и его фамилии (п. 2.4). Что вполне логично.

    Кроме того, в зависимости от характера операции в первичные документы могут включаться также дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия из ЕГР, номер документа, основания для осуществления операции, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т.д.

    Обратите внимание: печать в нашем списке реквизитов не упоминается. Впрочем, она здесь никогда и не фигурировала. Напомним: использование печати на сегодняшний день является необязательным для всех субъектов хозяйствования, кроме нотариусов, госорганов и органов местного самоуправления.

    Последствия ошибок/незаполнения отдельных реквизитов

    Ошибки или незаполнение каких-либо реквизитов могут обернуться сомнениями в реальности показателей отчетности. А здесь и до подозрений в нереальности операции недалеко. Такую позицию достаточно часто занимают налоговики.

    Да, исходя из определения первичного документа в Законе о бухучете (см. выше) он на сегодня не является подтверждением осуществления хозяйственной операции.

    Напомним: хозяйственная операция — это действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия. Она может иметь как позитивный, так и негативный результат.

    Однако первичка остается основанием для бухгалтерского и налогового учета. И подтверждением тому служит п. 44.1 НКУ: для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, в том числе на основании первичных документов.

    Плательщикам запрещается формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных, опять же, первичкой.

    Но скажем прямо: ситуация не так однозначна. Какова позиция судов по вопросу ошибок и невключения отдельных обязательных реквизитов в тот или иной первичный документ?

    Более того, на протяжении достаточно продолжительного времени суды поддерживают в этой ситуации сторону бизнеса. Считают, что само по себе наличие или отсутствие отдельных документов, а также ошибки в их оформлении не являются основанием для выводов об отсутствии хозяйственной операции

    Ключевое здесь — фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах налогоплательщика в связи с его хозяйственной деятельностью.

    Выходит, что ошибки в первичной документации, так же, как и отсутствие некоторых реквизитов, еще не означают, что хозяйственная операция нереальна.

    Электронная первичка

    Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.3 Положения № 88, абзац восьмой ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

    Соответственно, к основным нормативным документам, которыми мы должны руководствоваться при составлении любого первичного документа, добавляются Закон об ЭЦП и Закон об ЭД.

    Документ в электронном виде должен содержать те же реквизиты, что и «бумажный». Но с небольшой поправкой. Вместо обычной подписи накладывается электронная цифровая (ЭЦП).

    В случае составления и хранения первичных документов в электронном виде предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозопераций, а также госорганов в рамках их полномочий, предусмотренных законом.

    В связи с этим возникает вопрос: нужно ли распечатывать первичные электронные документы, если их требуют налоговики в рамках проверки?

    Чем аргументируют? Вспоминают все тот же п. 2.3 Положения № 88 и ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете(см. выше). Кроме того, ссылаются на п. 85.8 НКУ: должностное лицо контролирующего органа, которое проводит проверку, в случаях, предусмотренных НКУ, имеет право получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, которые относятся к предмету проверки.

    Более того, такие копии удостоверяются подписью налогоплательщика или его должностного лица и должны быть скреплены печатью (при наличии). Также не забывают о ч. 6 ст. 7 Закона об ЭД. В частности, копией документа на бумаге для электронного документа является его визуальная подача на бумаге.

    Казалось бы, почему нельзя предоставить электронную копию документа в электронном виде? Тем более, что исходя из ч. 5 ст. 7 Закона об ЭД это возможно. Только копию нужно удостоверить в установленном законом порядке. И здесь кроется проблема.

    К сожалению, не придумали пока такого нормативно-правового акта, который бы устанавливал правила удостоверения электронной копии с электронного документа. Поэтому и получается, что приходится предоставлять копии электронных документов в бумажном виде.

    Еще один важный нюанс — печать в электронной первичке. Согласно ч. 7 ст. 5 Закона об ЭЦПаналог печати в форме дополнительной ЭЦП ставится в случаях, когда:

    • в соответствии с законодательством необходимо удостоверение обычной печатью действительности подписи на документах и соответствия копий оригиналам;
    • нужно обеспечить целостность электронных данных и идентификацию юрлица как подписанта во время предоставления административных и иных услуг в электронной форме(например, получение извлечения из ЕГР в электронном виде на основании платного запроса);
    • осуществляется информационный обмен с другими юрлицами.

    Таким образом, выходит, что обычную печать все-таки упразднили (предоставили право ее не использовать). А электронный «собрат» своих позиций не сдает. Хотя формально, с учетом обновленных положений о печати, перечисленные нами случаи к хозсубъектам уже не применимы.

    Но, тем не менее, большинство обменных алгоритмов документами с государственными органами (например, ГФСУ) все-таки предусматривает наложение «электронной» печати.

    А что если потеряли?

    В этом случае порядок действий определяют НКУ и Положение № 88.

    Здесь оговоримся: ни один нормативно-правовой акт требований к численному и персональному составу комиссии не выдвигает. Как правило, к ее работе привлекаются главный бухгалтер, юрист, инженер по технике безопасности, главный инженер или другие специалисты, которые могут определить причины и последствия утери первички.

    В то же время Положение № 88 требует пригласить для работы в комиссии представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Хотя представителей конкретного органа все-таки логичнее привлекать в зависимости от обстоятельств утери первичной документации.

    Результаты роботы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие (актуально для коммунальных и государственных предприятий), а также территориальному органу ГФС в 10-дневный срок.

    НКУ же обязывает предупредить налоговиков об утере (так же как и о повреждении или досрочном уничтожении) первичных документов в письменном виде в 5-дневный срок со дня, когда произошло такое событие (п. 44.5).

    При этом форма такого уведомления ничем не предусмотрена. Так что сообщаем в свободной форме с указанием обстоятельств утери. В уведомлении укажите перечень пропавших документов. Не будет лишним указать их реквизиты, если, конечно, есть такая возможность.

    Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем получения налоговиками уведомления об утере.

    Например, вы потеряли первичную документацию 01.08.2017 г., а подали в канцелярию инспекции уведомление о пропаже 03.08.2017 г. Значит, 90-дневный срок будет отсчитываться с 04.08.2017 г.

    Подытожим порядок действий схемой.

    Первичка vs кибератака. Законодатель отреагировал на эту внештатную ситуацию и Законом от 13.07.2017 г. № 2143-VIII (далее — Закон № 2143), который вступил в силу с 26.07.2017 г., внес изменения в подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

    Так вот, временно (до 31.12.2017 г.) в случае утраты информации вследствие кибератаки при наличии подтверждающих это событие документов налогоплательщик обязан:

    1. в течение 10 календарных дней со дня вступления в силу Закона № 2143 письменно сообщить об этом событии налоговикам по месту учета;
    2. восстановить утраченную и/или поврежденную информацию.

    Подтверждающим документом послужат копия заявления (сообщения об уголовном правонарушении) и документ, подтверждающий ее регистрацию (п. 1 ч. 2 ст. 60 Уголовного процессуального кодекса).

    Таким образом, вы должны будете пройти общую процедуру при потере первичной документации, о которой мы говорили выше. Но уложиться с шагами 1 — 3 нашего алгоритма нужно в 10 календарных дней со дня вступления в силу Закона № 2143.

    Восстановить первичку не удалось? Если к вам заявится налоговая проверка, то будет считаться, что подтверждающих показатели отчетности документов у вас нет (п. 44.6 НКУ). А раз их нет, то ждите доначислений и штрафов за недостоверные данные.

    • Первичный документ является основанием для бухгалтерского и налогового учета.
    • Ошибки в первичной документации не говорят о нереальности хозяйственной операции.
    • Налогоплательщик обязан восстановить утраченную первичку в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем получения налоговиками уведомления об утере.

    Что такое первичные документы бухгалтерского учёта: перечень, оформление, правила и сроки хранения

    Первичная документация, или как её называют бухгалтера-виртуозы, первичка, является доказательством денежных дел компании. Более того, обладая юридической силой, эти бумаги способны либо помочь компании в спорных вопросах, либо подставить ей подножку. Вот эти документы: договор, счёт, платёжные документы, товарная накладная, счёт-фактура, товарный чек и другие.

    Все изменения и дополнения, которые вносятся в типовой бланк, утверждаются приказом руководителя компании.

    Организация самостоятельно разрабатывает формы первичных документов, если в каталоге унифицированных форм отсутствует необходимый бланк. Обязательное условие: такие формы обязаны содержать необходимые реквизиты:

    1. Как называется документ.
    2. Когда составлен.
    3. Данные об организации, составляющей документ.
    4. Указать, что включает в себя конкретная хозяйственная операция для этого документа, стоимость операции (денежное либо натуральное выражение).
    5. Перечисление ответственных за составление документа лиц под обязательную подпись.

    Вышеперечисленные реквизиты упоминаются в ФЗ «О бухгалтерском учёте».

    Все первичные документы должны своевременно передаваться в бухгалтерию. Соблюдение хронологии внесения сведений — это одно из основных условий грамотного учёта.

    Для удобного ведения учёта вся первичка классифицируется на группы — таблица:

    И ещё одно удачное изобретение бухгалтерской службы — график документооборота. Обратите внимание: форма графика должна быть отражена в учётной политике организации.

    В соответствующих строках и столбцах отражаются данные перемещениях отчётных документов. Огромный плюс этого графика — все выданные документы находятся под контролем. Главное, не забывать вносить соответствующие записи.

    Заполняем по правилам

    Начнём с того, что первичка, сдаваемая в бухгалтерию, обязательно должна быть проверена. Что проверять:

    • Объём заполнения (все необходимые строки и разделы заполняются).
    • Правильность заполнения (внесённые данные должны соответствовать месту внесения, противоречия в данных недопустимы).
    • Достоверность сведений (проверка математических действий, сверка с сопроводительными документами).

    Проверенный документ подлежит внесению в реестры бухучёта.

    Для избежания ошибки повторного отражения документа в бухучёте стоит сделать следующее. На оборотной стороне бланка указывается дата и регистрационный номер в реестре.

    Как надо заполнять первичные документы бухгалтерского учёта в 2018 году

    Все записи, которые делаются в первичных учётных документах, должны иметь длительный срок сохранности.

    Использование печати обязательно на тех документах, где для этого отведено место. С 07.04.2015 право работать без круглой печати получили акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью (Федеральный закон 82-ФЗ от 06.04.2015).

    Проверяйте, что написано в Уставе по поводу использования печати. Если компания продолжит использовать печать, то вносить изменения в Устав не требуется. Срок внесения таких изменений в Устав компании не оговорён законом. Но затягивать с изменениями не стоит, чтобы не внести массу противоречий в финансовые документы.

    Сопоставление денежных и натуральных показателей. Необязательно указывать оба сразу, достаточно одного (Федеральный закон 402-ФЗ). Бывает, что удобнее указывать какой-либо один показатель (например, при перемещении материалов внутри компании используется натуральный показатель).

    В акте приёма-сдачи услуг удобнее указать только стоимостные сведения, но для избежания недоразумений дополнительно перечисляют виды услуг.

    Наличие подписи ответственного лица. В законе РФ ничего не сказано о факсимильной подписи на первичных документах. В письме ФНС РФ №3–1.11.469 от 23.09.2008 рассмотрена позиция налоговой службы относительно факсимиле на документах.

    Валюта, в которой составлен документ. Основная денежная единица — рубль. Даже когда условия договора говорят об условных единицах. Потому что все операции в бухучёте оцениваются в рублях (ФЗ 402-ФЗ от 06.12.2011).

    Никто не запрещает вносить дополнительные графы с указанием сумм в валюте, но графа с указанием суммы в рублях должна быть обязательно. В противном случае есть риск снятия расходов и вычетов НДС.

    Перечень первичных документов

    Договор. Понятие «договор» регулируется ст. 420 ГК РФ. Договор представляет собой соглашение о возникновении (изменении) или прекращении прав и обязанностей между сторонами. Каждая из сторон обязана внимательно ознакомиться с условиями договора. При согласии ставится подпись и печать каждой из сторон.

    И ещё один момент. Не для всех ситуаций заключение договора — это признание взаимных прав и обязанностей. Полученный при покупке товара или услуги чек признаётся тем же самым договором.

    Счёт. Полученный от продавца товара или услуги счёт на оплату относится к первичным бухгалтерским документам. На основании суммы, указанной в счёте, покупатель производит оплату. В платёжных документах желательная ссылка на этот документ (например, в платёжке присутствует фраза «оплата по счёту №35/7 от 31 января 2017 года»).

    Не исключены ситуации, когда доказать, что оплата производилась именно по конкретному счёту, будет сложно.

    Для покупателя товара (услуги) представленный счёт является своеобразным гарантом, что продавец в течение обусловленного срока (1–5 дней) не изменит фиксированную цену. Срок действия счёта на оплату прописывается продавцом. В течение установленного срока покупатель производит оплату.

    Если оплата по ряду причин не представляется возможной (например, неполадки с компьютерной сетью бухгалтерии, финансовые накладки), то целесообразно оповестить продавца о сложившейся ситуации, желательно заранее. Возможно, что дату счёта изменят, а условия покупки останутся прежними.

    Платёжные документы

    Этот вид бухгалтерских документов включает в себя: чеки на оплату (товарные, кассовые), платёжные поручения, платёжные требования.

    Кассовый чек. Если в чеке не указано, за что производится оплата наличными, то в обязательном порядке к кассовому чеку прикладывается товарный чек.

    В нём производится опись приобретённого товара (услуг), указывается в каком количестве и за какую цену произведена оплата. На товарном чеке ставится печать продавца, подпись ответственного за реализацию товаров (услуг) лица.

    Товарный чек без кассового чека признаётся первичным документом, так как ИП вправе работать без ККТ (с обязательным условием выдачи товарного чека).

    Это указано в законе РФ 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и расчётов с использованием платёжных карт».

    При расчёте за товар (услугу) между юридическими лицами через расчётный счёт оформляется товарная накладная.

    Товарная накладная. Каждой из сторон оформляется по образцу (обязательно наличие подписи ответственных лиц и печати). Денежные суммы, указанные в товарной накладной и в счёт-фактуре, должны совпадать. В отдельных случаях удобно использовать факсимильную подпись, этот факт обязательно стоит прописать в договоре на поставку товара (услуг).

    При оплате по выставленному счёту за товар (услугу) через расчётный счёт оформляется платёжное поручение.

    Платёжное поручение. Это унифицированная форма документа, заполняется чаще всего на компьютерной технике. Подготовленную к оплате платёжку можно передать в банк на бумажном носителе, или с помощью специальной банковской программы «Клинт-Банк» (что гораздо быстрее).

    Платёжное требование — это первичный документ, в котором кредитор требует от должника вернуть долг через банк.

    Есть требование безакцептное: в этом случае деньги списываются со счёта должника автоматически. Акцептное требование подразумевает наличие акцепта должника. Однако, в договоре могут быть прописаны условия возврата образовавшегося долга, в этом случае возврат долга через банк осуществляется без акцепта.

    Счет-фактура. Бланк счёт-фактуры применяется в случаях, когда ведётся учёт НДС.

    Оформляют их к товарным накладным, актам. Выплата аванса по договору — также повод для оформления счёт-фактуры. Вычет НДС производится по прилагаемым к накладным и счёт-фактурам.

    Нелишним будет упомянуть, что все плательщики НДС обязаны выписывать счёт-фактуры. Заполнять бланки гораздо удобнее с помощью автоматизированных программ.

    Вносим изменения

    В кассовые и банковские документы вносить изменения строго запрещено (ст.9 ФЗ РФ «О бухучёте»).

    В остальные первичные документы внесение изменений допустимо, но при условии, что все участники хозяйственной операции в курсе вносимых поправок. Осведомлённость о поправках среди участников подтверждается их подписями с указанием даты внесения изменений.

    Это интересно:  Пакет Документов Для Оформления По Уходу Старше 80

    Сверху над исправлением или рядом вносится правильный вариант записи. Рядом с зачёркнутым, или там, где есть достаточно свободного места, делается надпись «Исправленному верить». Указывается Ф.И.О. лица, внёсшего изменения, дата и подпись.

    Сколько лет хранить документацию бухгалтерии

    Место хранения. Оптимальное место для хранения первички — архив. Важно правильно подготовить документы для сдачи в архив:

    • Сортировка в хронологическом порядке.
    • Комплектация по видам.
    • Переплетение и подшивка документов в папки.
    • Оформление сопроводительной справки.

    Важно обеспечить сохранность бухгалтерских регистров от самовольных исправлений. Исправление ошибок позволено вносить только официальным путём, с подписью лица, внёсшего поправку. К сведению, именно в регистрах накапливаются сведения о принятых к бухучёту первичных документах.

    Не обошлось тут и без коммерческой тайны: содержимое регистров ей и является. Разглашение сведений о содержимом преследуется законом РФ.

    Длительность хранения. Федеральным законом РФ «О бухучёте» (ст. 17), а также архивным законодательством (приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) предусмотрен срок хранения документов компании. Для первичных учётных документов этот срок — не менее 5 лет.

    Срок хранения начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом помещения документа в архив.

    Если организацией нарушены сроки хранения первички, то проверяющие органы вправе наложить штрафные санкции (статья 120 НК РФ). Размер штрафа от 10 тыс. до 40 тыс. рублей, в зависимости от степени нарушения.

    Бухгалтерская служба компании обязана не только вести грамотный учёт первичных документов, но и обеспечить их сохранность. Только в таком случае претензии налоговых служб окажутся необоснованными.

    Основы организации первичного учета в организации

    Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации.

    Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.п.

    Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

    Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
    Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

    • наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
    • название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
    • дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
    • содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
    • измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
    • подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

    Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

    Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

    Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись.

    Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

    В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

    В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

    На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

    Учетные документы бывают внешними и внутренними

    Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежное поручение, платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

    Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

    Различают следующие виды внутренних документов:

    1. распорядительные;
    2. оправдательные (исполнительные);
    3. комбинированные;
    4. бухгалтерского оформления.

    Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

    Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

    Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

    Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций.

    В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

    Учетные документы подразделяются на первичные и сводные

    Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

    Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

    В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов.

    Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.

    Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

    В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:

    • предварительная работа перед составлением первичных документов;
    • составление первичных документов;
    • утверждение первичных документов;
    • работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

    Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

    Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов.

    Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.

    После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

    Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

    Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

    Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

    Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.

    Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

    В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

    Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

    Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

    Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски.

    По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

    После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

    Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

    Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах: корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.

    Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

    На денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, даже оговоренных, особенно в цифрах.

    Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб.

    Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета “Расчеты с поставщиками”, кредит счета “Расчетный счет” — 100 руб.

    Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета “Расчеты с поставщиками”, кредит счета “Расчетный счет” — 50 руб.

    Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

    Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

    При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.

    Первичная бухгалтерская документация

    Модульбанк помогает компаниям с бухгалтерским учетом. Мы берем на себя работу, которую вы не любите: готовим отчеты, считаем налоги и взносы, ведем зарплатный проект и готовим первичную документацию.

    Первичная бухгалтерская документация — это документы, которые подтверждают разные события в бизнесе: продажу товаров, закупку материалов, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты.

    Список первичной документации

    Если речь идет о сделке с клиентом, то первичными документами будут:

    1. договор,
    2. счет,
    3. чек или бланк строгой отчетности,
    4. платежное поручение,
    5. накладная и счет фактура,
    6. акт выполненных работ или оказания услуг.

    Обязанности бухгалтера

    Подготовка первичной документации входит в обязанности бухгалтера. Бухгалтер готовит документы по просьбе руководителя компании и отдает их на подпись.

    Если партнер прислал вам счет, вы фотографируете его на мобильный телефон и отправляете в чат. Бухгалтер создает платежное поручение и отправляет его вам на подпись.

    Платежка появляется в личном кабинете Модульбанка, и вы подписываете ее одной кнопкой — деньги уходят партнеру.

    Подготовка и обработка первички

    Несмотря на то, что подготовка и обработка первичной документации не всегда требуют участия квалифицированного бухгалтера, эти документы важны для предприятия, т.к. являются письменным разрешением на совершение всех хозяйственных операций.

    Наличие первичной документации, правильность ее оформления и хранения проверяются контролирующими органами при проведении плановых, внеплановых проверок.

    Несоответствие форм первичных документов нормам действующего законодательства в области бухгалтерского учета, финансов, неправильное их заполнение могут заставить сомневаться представителя контролирующего органа в законности проведения операции – снятия денег со счета, взятия их из кассы, выдачи подотчет или оплаты материалов, сторонних услуг, и т.д.

    Требования, предъявляемые к первичке

    Первичная документация должна раскрывать содержание и особенность проведенной операции, содержать все необходимые данные для дальнейшего ведения достоверного учета, проведения анализа деятельности и оперативного управления.

    Первичные документы должны соответствовать таким требованиям:

    • документ составляют в момент осуществления операции, или, если это допускается, после нее;
    • документ должен содержать такие обязательные реквизиты: дата составления, наименование документа и предприятия, содержание операции, натуральные и денежные измерители операции, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи;
    • формы документов должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Росстатом или тем, которые разработаны и утверждены предприятием: с 2013 года разрешено поступать и так, и так, но исключения есть. К примеру, формы кассовых документов, счетов-фактур, некоторых других документов изменять нельзя;
    • документы должны оформляться без исправлений. В тех случаях, когда исправление все же допускается, оно должно быть заверено подписями участников оформленной хозяйственной операции;
    • первичная документация должна храниться столько, сколько это предполагает действующее законодательство – в большинстве случаев не меньше 5 лет.

    Этапы последующей бухгалтерской обработки

    После оформления первичная документация подлежит обработке, которая включает в себя такие этапы:

    1. Контроль. Бухгалтер проверяет документы по существу – была ли оформленная операция законна и целесообразна, производит формальную проверку – проверяет своевременность и полноту заполнения документа, удостоверяется, что его форма правильная и есть подписи ответственных лиц. Кроме этого, бухгалтер проводит арифметическую проверку – проверяются расчеты, произведенные в документе.
    2. Группировка документов и сведение данных. На этом этапе обработки первичных документов бухгалтер сортирует документы по датам, видам хозяйственных операций, объектам учета и т.д., сводит за определенный период данные, которые есть в этих документах. Обобщенная информация используется для составления накопительных и сводных документов (журналы-ордера, кассовые книги, оборотно-сальдовые ведомости и пр.) и для оперативного управления.
    3. Составление проводок бухгалтерского учета. Проводки бухгалтер составляет на основании сводных документов.

    Документооборот и его планирование

    Для оперативного ведения бухгалтерского учета предприятия устанавливают сроки и порядок подачи в бухгалтерию оформленных первичных документов.

    Для рациональной организации учета на предприятии, обеспечения достоверности его данных разрабатывается, утверждается график документооборота, в котором прописываются:

    • ответственные за оформление и сдачу первичных документов;
    • сроки и место подачи документов,
    • учетные записи, которые проводятся на основании поданных документов;
    • место и время хранения сданных первичных документов.

    Первичные документы и приложенные к ним регистры бухгалтерского учета после обработки, окончания отчетного периода в хронологическом порядке подшиваются в папки, сдаются в архив. Как правило, выдача первичных документов на руки после их сдачи в архив, не допускается.

    Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, azbuha.ru, kredityvopros.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector